Zum 1. Januar 2025 tritt eine wichtige Neuerung in Kraft: die Meldepflicht für elektronische Kassensysteme. Diese betrifft viele Unternehmen, die mit bargeldintensiven Geschäftsvorgängen arbeiten, und ist ein wesentlicher Schritt zur Erhöhung der Transparenz und zur Bekämpfung von Steuerbetrug. In diesem Beitrag erklären wir, wer von dieser Meldepflicht betroffen ist und wie Sie in der Praxis vorgehen sollten, um die neuen Anforderungen fristgerecht zu erfüllen.
Wer ist meldepflichtig?
Grundsätzlich gilt die Meldepflicht für alle Unternehmen, die elektronische oder computergestützte Kassensysteme oder Registrierkassen verwenden. Hierzu zählen insbesondere:
- Einzelhandelsgeschäfte
- Gastronomiebetriebe
- Friseure
- Kioske und Bäckereien
- Tankstellen
Es betrifft also alle Betriebe, die bargeldbasierte Umsätze generieren und dabei auf elektronische Kassensysteme zurückgreifen. Diese Meldepflicht resultiert aus dem Gesetz zur Kassensicherungsverordnung (KassenSichV), das bereits zuvor Anforderungen an Kassensysteme formuliert hat, darunter die Nutzung von zertifizierten technischen Sicherheitseinrichtungen (TSE). Ab 2025 müssen diese Systeme zusätzlich den Finanzbehörden gemeldet werden.
Warum die Meldepflicht?
Ziel der Meldepflicht ist es, Steuerhinterziehung durch Manipulationen an Kassensystemen zu verhindern. In der Vergangenheit gab es immer wieder Fälle, in denen Umsätze nicht korrekt erfasst wurden. Durch die Pflicht zur Meldung der Kassensysteme bei den Finanzbehörden soll die Transparenz erhöht und die Kontrolle der Umsätze erleichtert werden.
Was muss gemeldet werden?
Bei der Meldung des Kassensystems sind folgende Informationen relevant:
- Name und Anschrift des Unternehmens
- Art des verwendeten Kassensystems (elektronische Registrierkasse, computergestütztes Kassensystem etc.)
- Technische Daten der Kassensysteme (z. B. Seriennummer, Zertifikate der TSE)
- Datum der Anschaffung und Inbetriebnahme
- Standort des Kassensystems
Es gilt eine Übergangsfrist: bis zum 31. Juli 2025 sind alle Kassen an das Finanzamt zu übermitteln.
Leitfaden: So melden Sie Ihre elektronischen Kassensysteme richtig an
Um Ihre Kassensysteme korrekt anzumelden, folgen Sie diesem Leitfaden:
1. Vorbereitung der Unterlagen
Stellen Sie sicher, dass Sie alle notwendigen Informationen und Unterlagen bereithalten. Dazu zählen die technischen Daten der Kassensysteme, insbesondere die Zertifikate der TSE, sowie die Anschaffungsdaten und Informationen über den Einsatzort der Kassen.
2. Zugriff auf das Meldeportal
Die elektronische Übermittlungsmöglichkeit wird ab dem 01. Januar 2025 über das Programm „Mein ELSTER“ und die ERiC-Schnittstelle zur Verfügung gestellt.
3. Eingabe der Daten
Loggen Sie sich ins Portal ein und geben Sie die geforderten Daten ein. Achten Sie dabei darauf, alle Informationen korrekt und vollständig anzugeben, um mögliche Rückfragen oder Verzögerungen zu vermeiden.
4. Bestätigung der Meldung
Nach Abschluss der Eingabe erhalten Sie eine Bestätigung über die erfolgte Meldung. Diese Bestätigung sollten Sie sorgfältig aufbewahren, da sie als Nachweis dient, dass Sie Ihrer Meldepflicht nachgekommen sind.
5. Fristen einhalten
Für Kassensysteme, die vor dem 1. Juli 2025 in Betrieb genommen oder abgeschafft wurden, gilt eine Meldungspflicht bis zum 31. Juli 2025.. Verspätungen können unter Umständen zu Bußgeldern oder anderen Sanktionen führen. Planen Sie deshalb genügend Zeit ein, um alle nötigen Schritte rechtzeitig abzuschließen.
Die Frist zur Meldung von neuen Kassensystemen beträgt einen Monat nach der Inbetriebnahme oder Außerbetriebnahme von Kassen, die ab dem 1. Juli 2025 in Betrieb genommen oder außer Betrieb gesetzt werden.
Fazit: Rechtzeitig handeln und auf der sicheren Seite bleiben
Die Meldepflicht für elektronische Kassensysteme ist ein weiterer Schritt zur Bekämpfung von Steuerhinterziehung und betrifft zahlreiche Unternehmen in Deutschland. Wer rechtzeitig handelt und die geforderten Informationen korrekt an die Finanzbehörden übermittelt, kann Sanktionen vermeiden und ist auf der sicheren Seite.