Mit dem Wachstumschancengesetz wurden die Bestimmungen zur Ausstellung von Rechnungen nach § 14 des Umsatzsteuergesetzes (UStG) für Umsätze, die nach dem 31. Dezember 2024 ausgeführt werden, neu geregelt.
Ein zentraler Punkt dieser Neuregelung ist die verpflichtende Nutzung elektronischer Rechnungen (E-Rechnung) für Umsätze zwischen inländischen Unternehmern (B2B-Umsätze innerhalb Deutschlands). Ausgenommen hiervon sind Rechnungen für Leistungen, die gemäß § 4 Nummer 8 bis 29 UStG steuerfrei sind, sowie Rechnungen über Kleinbeträge bis 250 Euro. Dabei kann die Verwendung der Umsatzsteuer-Identifikationsnummer (USt-IdNr.) oder, sofern vorhanden, der Wirtschafts-Identifikationsnummer (W-IdNr.) darauf hinweisen, dass der Empfänger als Unternehmer auftritt.
Im Zusammenhang mit der Einführung der verpflichtenden elektronischen Rechnung für inländische B2B-Umsätze ist zudem die geplante gesetzliche Verpflichtung zur zeitnahen und transaktionsbezogenen elektronischen Übermittlung bestimmter Rechnungsangaben an die Verwaltung (Meldesystem) vorgesehen.
Die Digitalisierung hat nahezu alle Bereiche des Arbeitslebens verändert – auch die Buchhaltung bleibt davon nicht unberührt. Eine der wichtigsten Entwicklungen ist die Einführung der E-Rechnung (elektronische Rechnung). Gerade für Unternehmer und Selbständige, die den reibungslosen Ablauf der Buchhaltung sicherstellen wollen, sind E-Rechnungen ein entscheidendes Thema.
Die E-Rechnung wird grundsätzlich ab dem 01.01.2025 für Leistungen zwischen Unternehmen im B2B (Business-to-Business) Bereich verpflichtend. Allerdings gibt es eine Übergangsregelung für die Jahre 2025 bis 2027. Mit Zustimmung des Rechnungsempfängers ist es bis Ende 2027 weiterhin möglich, Papier-Rechnungen und/oder elektronische Rechnungen zu versenden, die nicht dem E-Rechnungsformat entsprechen (z. B. PDF-Rechnungen). Dies gilt uneingeschränkt für die Jahre 2025 und 2026. Im Jahr 2027 kommt jedoch als Bedingung hinzu, dass der Rechnungssteller einen Vorjahresumsatz von maximal 800.000 Euro hat. Sollte der Vorjahresumsatz darüber liegen, gilt die E-Rechnungspflicht bereits ab dem Jahr 2027. Ab 2028 wird die E-Rechnung dann für alle verpflichtend.
Allerdings ist nicht nur die Erstellung der E-Rechnung über eine Software wichtig, sondern auch der Empfang der E-Rechnung. Ab dem 1. Januar 2025 müssen inländische Unternehmer in der Lage sein, E-Rechnungen empfangen zu können. Dafür genügt es, wenn der Rechnungsempfänger ein E-Mail-Postfach bereitstellt. Es ist dabei nicht zwingend erforderlich, dass dieses Postfach ausschließlich für den Empfang von E-Rechnungen eingerichtet ist. Die Beteiligten können jedoch auch alternative zulässige Übermittlungswege vereinbaren.
Die Ausstellung der neue E-Rechnungspflicht wird stufenweise eingeführt. Ein Überblick der Übergangsregelung:
| Zeitraum | Regelung |
| Ab 1. Januar 2025 | Verpflichtung zur Nutzung der E-Rechnung für B2B-Geschäfte. Strukturierte Formate wie XRechnung oder ZUGFeRD sind erforderlich. PDF- und Papierrechnungen sind noch erlaubt, wenn der Empfänger zustimmt. |
| Ab 1. Januar 2026 | PDF- und Papierrechnungen sind weiterhin zulässig, wenn der Empfänger zustimmt. |
| Ab 01. Januar 2027 | PDF- und Papierrechnungen sind nur noch zulässig, wenn der Vorjahresumsatz des Rechnungsstellers unter 800.000 Euro liegt. |
| Ab 1. Januar 2028 | Die E-Rechnung wird für alle Unternehmen verpflichtend, unabhängig vom Umsatz. Nur strukturierte Formate sind zulässig. |
In einem Schreiben vom 15. Oktober 2024 hat das Bundesministerium der Finanzen die neuen Regelungen zur Ausstellung von Rechnungen gemäß § 14 UStG erläutert. Es wurden dabei präzise Vorgaben für Anwender wie Unternehmer, steuerliche Berater und Finanzämter formuliert. Ab dem 1. Januar 2025 ist die Verwendung der elektronischen Rechnung (E-Rechnung) für Geschäfte zwischen inländischen Unternehmen verpflichtend.
Ausnahmen von der E-Rechnungspflicht:
Kleinbetragsrechnungen mit einem Gesamtbetrag von weniger als 250 Euro sowie Fahrausweise gelten weiterhin als sonstige Rechnungen. Sie sind daher von der Pflicht zur E-Rechnung ausgenommen und können nach wie vor als PDF-Dokument oder in Papierform versendet werden.
Was ist die E-Rechnung und warum ist sie wichtig?
Die E-Rechnung ist ein elektronisches Dokument, das dieselben rechtlichen Anforderungen erfüllt wie eine herkömmliche Papierrechnung oder eine PDF-Rechnung. Der Unterschied liegt jedoch in der Effizienz: E-Rechnungen können direkt in die Buchhaltungssoftware eingelesen und verarbeitet werden. E-Rechnungen sind eine Datei, die im sogenannten .XML-Format ausgegeben wird. Rechnungsdaten, die in einem strukturierten elektronischen Format (z. B. XML-Datei) übermittelt werden, sind in dieser Form grundsätzlich nicht direkt für Menschen lesbar, sondern erst nach einer Darstellung, beispielsweise durch eine geeignete Anwendung. „Lesbar“ in diesem Zusammenhang bedeutet, dass die Datei maschinenlesbar sein muss.
Neben vollständig strukturierten E-Rechnungen können auch hybride Rechnungsformate die Anforderungen an eine E-Rechnung erfüllen. Ein hybrides Format umfasst sowohl einen strukturierten Datenteil (z. B. eine XML-Datei) als auch einen für Menschen lesbaren Datenteil (z. B. ein PDF-Dokument). Beide Teile werden in einer Datei kombiniert. Ein Beispiel für ein hybrides Rechnungsformat ist das ZUGFeRD-Format.
Viele EU-Länder, einschließlich Deutschland, fördern die E-Rechnung stark, um die Digitalisierung und Automatisierung von Verwaltungsprozessen voranzutreiben.
Für Unternehmer bringt die Einführung der E-Rechnung zahlreiche Vorteile. Vor allem kann der administrative Aufwand erheblich reduziert werden. Papierbasierte Rechnungen, aufwändige Eingaben und manuelle Prozesse gehören der Vergangenheit an.
Die Vorteile der E-Rechnung auf einen Blick:
- Zeitersparnis: Automatisierte Verarbeitung der Rechnungen spart Zeit.
- Fehlerreduzierung: Weniger manuelle Eingaben führen zu weniger Fehlern.
- Einhaltung gesetzlicher Vorgaben: Die E-Rechnung erfüllt die gesetzlichen Anforderungen an digitale Belege.
- Umweltfreundlichkeit: Weniger Papierverbrauch schont die Umwelt.
Aufbewahrung von E-Rechnungen
Der strukturierte Teil einer E-Rechnung muss so aufbewahrt werden, dass er in seiner Originalform erhalten bleibt und den Anforderungen an die Unveränderbarkeit entspricht. Zudem ist sicherzustellen, dass die Finanzverwaltung diesen maschinell auswerten kann. Falls ein zusätzliches Dokument (z. B. der Bildteil einer hybriden Rechnung) steuerlich relevante Informationen wie Buchungsvermerke enthält, müssen auch diese in ihrer Originalform aufbewahrt und unveränderbar sein.
Software mit E-Rechnungsfunktion für Unternehmer
Für Unternehmer gibt es diverse Softwarelösungen die eine E-Rechnung bis zum 01.01.2025 abbieten werden. Dabei gibt es vorallem für Einzelunternehmer und kleinere Unternehmen diverse Cloud Lösungen. Um einige zu nennen: Lexware office, WISO MeinBüro, sevdesk…
In diesem Blog Beitrag möchte ich allerdings speziell auf Lexoffice eingehen.
Lexoffice bietet eine benutzerfreundliche Plattform, die speziell darauf ausgelegt ist, die E-Rechnung nahtlos in den Buchhaltungsprozess zu integrieren. Die Software richtet sich an Einzelunternehmer, die ihre Prozesse effizient und einfach gestalten möchten. Lexoffice erlaubt es, E-Rechnungen direkt zu erstellen, zu empfangen und zu verwalten – und das alles auf einer einzigen Plattform.
Warum Lexoffice eine ideale Wahl ist:
- Automatische Belegverarbeitung: Lexoffice liest E-Rechnungen automatisch ein und übernimmt die Daten direkt in die Buchführung. Dies bedeutet weniger manuellen Aufwand und reduziert das Fehlerrisiko.
- Cloudbasierte Lösung: Alle Daten sind jederzeit und von überall aus zugänglich.
- Rechtskonformität: Lexoffice entspricht den aktuellen Anforderungen der GoBD (Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff).
- Schnittstellen zu Steuerberater-Software: Lexoffice lässt sich mühelos mit den gängigen Steuerberater-Softwarelösungen verbinden. Das erleichtert die Zusammenarbeit zwischen Mandant und Steuerberater erheblich.
So funktioniert der Prozess mit Lexoffice:
- Rechnungserstellung: Unternehmer können direkt in Lexoffice ihre E-Rechnungen erstellen und automatisch an ihre Kunden senden. Die Software erstellt dabei automatisch eine revisionssichere elektronische Rechnung im vorgeschriebenen Format. Dabei ist auch weiterhin eine Ausgabe eines PDF-Dokuments möglich.
- Rechnungseingang: E-Rechnungen, die Mandanten erhalten, werden von Lexoffice automatisch erfasst. Sie müssen lediglich die Rechnung hochladen oder eine automatische Weiterleitung einrichten.
- Automatische Buchung: Die Software liest die relevanten Daten aus der E-Rechnung und verbucht diese direkt. Dank integrierter KI-Technologien werden dabei Kategorisierungen und Kontenzuordnungen automatisch vorgenommen.
- Zusammenarbeit mit dem Steuerberater: Über die Steuerberater-Schnittstelle können alle Daten einfach exportiert werden, sodass der Steuerberater den Jahresabschluss oder die Umsatzsteuer-Voranmeldung mühelos erstellen kann. Steuerberater haben darüber hinaus die Möglichkeit, die Daten in Echtzeit zu prüfen.
Kostengünstige Jahreslizenz für Lexoffice: So funktioniert es
Lexoffice bietet verschiedene Lizenzmodelle, die je nach Unternehmensgröße und Bedarf angepasst werden können. Wer langfristig plant, kann mit einer kostengünstigen Jahreslizenz von Lexoffice erheblich sparen. Diese Lizenzen werden über Partnerangebote angeboten und bieten eine preisliche Ersparnis gegenüber der monatlichen Abrechnung.
Bei einer Jahreslizenz ist allerdings einiges zu beachten:
- Die Jahreslizenz kann nicht direkt über Lexoffice bezogen werden, sondern nur über Drittanbieter, bspw. Amazon.
- Bei der Jahreslizenz handelt es sich meist um die Lexoffice-XL-Version.
- Die 365-Tage-Lizenz ist nur für Neukunden oder zum Verlängern einer bereits bestehenden 365-Tage-Lizenz geeignet.
- Die 365-Tage-Lizenz kann nicht bei einem bereits bestehenden Abo-Konto (bei lexoffice.de) eingelöst werden.
6 Monate Lexoffice gratis – exklusiv über Ihren Steuerberater
Ein besonders attraktives Angebot von Lexoffice besteht für Mandanten, die über ihren Steuerberater zu Lexoffice wechseln. Steuerberater haben die Möglichkeit, ihren Mandanten eine 6-monatige kostenlose Testphase anzubieten. Dieses Angebot ist jedoch ausschließlich über Steuerberater verfügbar und bietet Unternehmen eine hervorragende Gelegenheit, die Plattform ohne Risiko kennenzulernen (Dieses Angebot ist nicht mit der oben genannten Jahreslizenz kombinierbar! Ein Wechsel in eine Jahreslizenz ist nicht möglich!).
So funktioniert es:
- Der Steuerberater sendet Ihnen eine Einladung zur Nutzung von Lexoffice.
- Über den Link in der Einladung erhält der Mandant 6 Monate lang kostenfreien Zugang zu Lexoffice.
- Während dieser Zeit können Sie die Software vollumfänglich gratis nutzen, einschließlich der Funktion zur Verarbeitung von E-Rechnungen, und alle Buchhaltungsprozesse effizient gestalten.
Nach Ablauf der 6 Monate können Sie entscheiden, ob Sie Lexoffice weiterhin nutzen möchten. Durch die enge Zusammenarbeit zwischen Ihnen und Ihrem Steuerberater wird der Übergang fließend gestaltet, und alle Buchhaltungsdaten bleiben nahtlos verfügbar.
Fazit: E-Rechnung und Lexoffice – effizient, rechtssicher und kostengünstig
Die E-Rechnung ist ein zentraler Baustein der modernen Buchhaltung und Lexoffice bietet eine benutzerfreundliche und rechtskonforme Lösung, um diesen Prozess zu optimieren. Unternehmer profitieren nicht nur von der automatisierten Verarbeitung von Rechnungen, sondern auch von der direkten Zusammenarbeit mit ihren Mandanten über die Plattform. Attraktive Lizenzmodelle, wie die kostengünstige Jahreslizenz, sowie das exklusive Angebot von 6 Monaten kostenloser Nutzung über den Steuerberater, machen Lexoffice zur perfekten Wahl für Unternehmen jeder Größe.
Jetzt Lexoffice testen!
Ergreifen Sie die Gelegenheit und profitieren Sie von den Vorteilen der digitalen Buchhaltung. Sprechen Sie mit mir, um Ihre 6-monatige kostenlose Nutzung zu starten. Lexoffice unterstützt Sie bei der Einführung der E-Rechnung und erleichtert Ihren Buchhaltungsalltag – effizient, sicher und zukunftsorientiert.
Quelle: Bundesministerium der Finanzen
Quelle: Lexware Office